東京海上日動ベターライフサービス株式会社
個人情報の取扱いについて

東京海上日動ベターライフサービス株式会社
東京都世田谷区用賀4-10-5　世田谷ビジネススクエア　ヒルズ4　2F
代表取締役　小林　信昭
(保有個人データ及び共同利用における法人代表者の公表事項)

東京海上日動ベターライフサービス株式会社（以下「弊社」といいます。）は、「品質の高い介護サービスを提供し、心豊かに笑顔で暮らせる社会の実現に貢献します」の理念のもと、個人情報取扱事業者および個人番号関係事務実施者として、「個人情報の保護に関する法律」（以下「個人情報保護法」といいます。）、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「マイナンバー法」といいます。）その他の法令・ガイドラインや「東京海上グループ　情報セキュリティ管理に関する基本方針」、「東京海上グループ プライバシーポリシー」を遵守して、以下のとおり個人情報ならびに個人番号および特定個人情報（個人番号および特定個人情報を総称して以下「特定個人情報等」といいます。）を適正に取り扱うとともに、安全管理について適切な処置を講じます。
また、弊社は、お預かりしている個人情報、特定個人情報等および匿名加工情報が業務上適切に取り扱われるよう弊社業務に従事している者等への指導・教育を徹底し、適切に取り扱われているかを点検するとともに、問題点があれば継続的に改善していきます。
※本方針において、「個人情報」「個人データ」「仮名加工情報」「匿名加工情報」「個人関連情報」「要配慮個人情報」とは個人情報保護法において定義されるものをいい、特定個人情報等を除くものをいいます。また「個人番号」および「特定個人情報」とはマイナンバー法において定義されるものをいいます。

個人情報保護方針(プライバシーポリシー)

１.個人情報の取得について

弊社では業務上必要な範囲内のみで、個人情報を取得します。また、個人情報を取得する場合はその利用の目的を明示する等、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。

２.個人情報の利用の目的について

弊社では、以下の①から㉔の場合ならびに下記【４.グループ会社・提携先企業・学術研究機関等との共同利用について】に記載の共同利用における必要な範囲内で個人情報を利用しその他の目的に利用しません。
また、利用目的を変更する場合には、その内容を、原則として本人に通知するか、またはホームページ等に公表します。

• ① 介護サービスの提供のため必要な場合
• ② 介護保険およびその他の保険関連業務ならびに各種保険商品の研究・開発のため必要な場合
• ③ 介護関連および生活関連の商品・サービスの提供および研究開発のため必要な場合
• ④ 入居や退去およびその他の契約行為等のため必要な場合
• ⑤ 会計等に関する事務のため必要な場合
• ⑥ 介護・医療に関する情報の入手および依頼のため必要な場合
• ⑦ 緊急時の対応や人の生命、身体および財産等の保護のため必要な場合
• ⑧ 個人情報に関するセキュリティの構築・更新・確保等のため必要な場合
• ⑨ 防災・災害時の情報提供のため必要な場合
• ⑩ 採用、人材募集および社員等の人事業務のために必要な場合
• ⑪ 教育・訓練および資格の取得・更新等のため必要な場合
• ⑫ お客様の満足度や介護サービスの質の向上・改善・分析等のため必要な場合
• ⑬ 介護に関する技術の研究・開発、学術発表等のため必要な場合
• ⑭ お問い合わせやご依頼事項に関する回答のため必要な場合
• ⑮ 第三者による審査や調査の実施のため必要な場合
• ⑯ 行政等に対する報告等のため必要な場合
• ⑰ 広告・宣伝の業務のため必要な場合
• ⑱ 福祉用具等の購入、レンタル、アフターフォローのため必要な場合
• ⑲ お客様の代行で申請、買物等を行うため必要な場合
• ⑳ 各種サービス提供および商品の請求・支払・確認のため必要な場合
• ㉑ 定期的な報告やイベントへのご案内のため必要な場合
• ㉒ 施設の設備や機器の保守管理および利用状況の管理のため必要な場合
• ㉓ 企業・法人向けソリューションサービスの提供のため必要な場合
• ㉔ 業務委託等のため必要な場合

３.個人データの第三者への提供および第三者からの取得について

（特定個人情報等につきましては下記「6.特定個人情報等の取扱いについて」をご覧ください。

（１）弊社では、次の場合を除いて、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人データを第三者に提供しません。

• ① 法令に基づき開示・提供を求められた場合
• ② 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
• ③ 公衆衛生の向上または高齢者虐待防止等の観点で関連機関との情報交換が必要となった場合であって本人の同意を得ることが困難な場合
• ④ 国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
• ⑤ 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要がある場合（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除きます。）
• ⑥ 弊社の業務遂行上必要な範囲内で、委託先に提供する場合
• ⑦ 弊社グループ会社・提携先企業・学術研究機関等との間で共同利用を行う場合
  （下記【４.グループ会社・提携先企業・学術研究機関等との共同利用について】をご覧下さい）
• ⑧ 個人情報保護法第２３条第２項に規定される措置を講じた場合
• ⑨ 合併その他の事由による事業の継承に伴って個人データが提供される場合

（２）弊社は、法令で定める場合を除き、個人情報保護委員会規則の定めに従い、個人データを第三者に提供した場合には当該提供に関する事項（いつ、どのような提供先に、どのような個人データを提供したか等）について記録し、個人データを第三者から取得する場合には当該取得に関する事項（どのような提供元から、どのような個人データを取得したか、提供元の第三者がどのように当該データを取得したか等）について確認・記録し、保存します。

（３）弊社は、法令で定める場合を除き、個人関連情報を第三者に提供した場合で、当該個人関連情報が提供先で個人データとして取得されることが想定されるときは、当該提供に関する事項（どのような提供先に、どのような個人関連情報を提供したか等）について記録します。
また、弊社は第三者から受領した個人関連情報を、弊社が保有する他の情報と結びつける等して個人情報として利用することがあります。

４.グループ会社・提携先企業・学術研究機関等との共同利用について

弊社は、下記【13.グループ会社・提携先企業・学術研究機関等の一覧】に記載された法人等との間で、上記【２.個人情報の利用の目的について】で明確にされた範囲内で、以下のとおり個人データを共同利用する場合があります。この場合、当該個人データについて適正な管理を行うとともに、定められた手順に基づき、個人情報のリスクに対する安全管理策を講じて、安全かつ適正に対応致します。

• （１）共同利用される個人データの個人情報項目：お客様（本人、家族、保証人・身元引受人等）の住所、氏名、電話番号、電子メールアドレス、性別、生年月日、申込書・契約書等に記載された内容、利用しているサービスの内容・履歴など、介護関連商品・サービスの提供・請求に関連して取得した情報、その他共同利用目的の達成に必要なデータ等の記録類。
• （２）個人データ管理責任者：東京海上日動ベターライフサービス株式会社
  （住所および代表者の氏名等については本方針の文頭記載の「保有個人データおよび共同利用における法人代表者の公表事項」をご覧ください。
• （３）弊社は特定個人情報等につきましては共同利用を行いません。

５.センシティブ情報のお取扱いについて

弊社は、要配慮個人情報ならびに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療および性生活に関する情報（本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、個人情報保護法第57条第1項各号もしくは同法施行規則第6条各号に掲げる者により公開されているもの、および、本人を目視し、もしくは撮影することにより取得するその外形上明らかなものを除きます。）を、個人情報保護法その他法令、ガイドラインに規定する場合および本方針で定められた範囲以外には、取得・利用・第三者への提供を行いません。

６.特定個人情報等の取扱いについて

特定個人情報等につきましてはマイナンバー法により利用目的が限定されており、弊社では同法に定められた目的を超えて特定個人情報等を取得、利用しません。また、弊社ではマイナンバー法に定められた場合を除き、特定個人情報等を第三者に提供しません。

７.安全管理措置について

弊社では、個人データおよび特定個人情報等の漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データおよび特定個人情報等の安全管理措置を講じます。
具体的な安全管理措置の内容につきましては別紙 1 をご覧ください。

８.個人データの正確性の確保について

弊社では、お預かりしている個人データは定められた範囲内において、できる限り、正確で最新の状態で管理します。

９.個人情報保護法に基づく保有個人データの開示、訂正等、利用停止等について

弊社では、個人情報保護法に基づき、本人からの申出により、保有個人データに関する事項の通知、開示、修正、利用停止等の請求(以下「開示等請求」といいます)があった場合以下のように対応します。

• （１）開示等請求に関する手続き
  
  • 開示等請求を希望される場合は下記【11.お問い合わせ窓口について】記載のお問い合わせ窓口にご請求下さい。弊社より所定の申請書をお送り致しますので、書類に必要事項をご記入のうえ、【11.お問い合わせ窓口について】<ご郵送先>に記載の宛先までご送付下さい。この際、請求者の本人確認および本人の情報を特定するため、以下の書類も合わせてご送付願います。
    請求書類等のコピー代、送付に係る費用については請求者のご負担となりますので、あらかじめご了承下さい。
  • ①請求者が本人の場合
    • ・運転免許証、健康保険証またはパスポート等の公的機関が発行した書類の写し
  • ②請求者が代理人の場合
    • ・上記①の本人確認書類
    • ・代理人自身の運転免許証、健康保険証またはパスポート等の公的機関が発行した書類の写し
    • ・法定代理人の場合は、法定代理権があることを確認できる書類(戸籍謄本、後見開始審判書等)
    • ・委任による代理人の場合は委任状
• （２）開示請求できる情報
  
  • ①弊社が保有する保有個人データ
  • ②保有個人データを第三者に提供した場合の記録等
• （３）回答方法
  
  • お受けした開示等請求については、請求内容の確認・調査等を行い、本人に対してご回答致します。また代理人によるご請求の場合には、本人の権利・利益を侵害しないことを確認した上で、当該代理人に対しご回答申し上げます。
• （４）開示の方法
  
  • 書面による提供が原則となりますが、本人または代理人から要請があれば電磁的記録による提供にも対応致します。
• （５）手数料等
  
  • 開示等請求については、手数料として1,000円（税込）、開示情報のコピー代等送付に係る費用を負担いただきます。
    請求書をお送りしますので、弊社指定の口座に支払い期日までに手数料およびその他の費用をお振込下さい。
    なお、振込手数料については請求者のご負担となりますのでご了承下さい。
• （６）開示等請求の例外
  
  • 開示等請求に応じることにより、本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利・利益を害するおそれがある場合、弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合および他の法令に違反することとなる場合等請求に応じることができない場合がございますが、その場合にはその理由を付してご回答致します。

10.仮名加工情報・匿名加工情報の取扱いについて

弊社は、仮名加工情報および匿名加工情報を適正に取り扱います。
仮名加工情報および匿名加工情報の取扱いの詳細につきましては別紙 2 をご覧ください。

11.お問い合わせ窓口について

弊社では、個人情報および特定個人情報等の取扱いに関する苦情・相談に対し、定められた手順に従い適切かつ迅速な対応を行います。

　　　<お問い合わせ窓口>
　　　　[電話番号]　　 03-5717-1811
　　　　[受付時間]　　 平日　9：00 ～ 18：00（月～金）
　　　　　　　　　　　（祝日、年末年始を除く）
　　　　[担　　当]　　 企画部 コンプライアンス・リスク管理グループ

　　　<ご郵送先>
　　　　〒158-0097
　　　　東京都世田谷区用賀4-10-5　世田谷ビジネススクエア　ヒルズ4　2階
　　　　東京海上日動ベターライフサービス株式会社　企画部宛

12.継続的な見直しと改善について

弊社は、個人情報保護に関する取り組みおよび保護活動を常に見直し、社会の要請に適切に応えるべく、個人情報および特定個人情報等を適切に管理して参ります。

13.グループ会社・提携先企業・学術研究機関等の一覧

上記【４.グループ会社・提携先企業・学術研究機関等との共同利用について】における、共同利用について、弊社は、東京海上グループ各社および提携先企業との間で、以下のとおり個人データを共同利用します。特定個人情報等につきましては共同利用を行いません。

• （１）グループ会社
  
  • 東京海上ホールディングス㈱のグループ会社はこちらをご覧ください。
    東京海上日動火災保険㈱のグループ会社はこちらをご覧ください。
• （２）提携先企業
  
  • 株式会社シーディーアイ
• （３）学術研究機関等
  
  • 現在のところ、個人データを弊社が提供する学術研究機関等はございません。

第１４版　２０２４年　３月　１９日改定